Cada organización es diferente y trata los datos personales de formas distintas, por lo que debes asegurarte de que las actividades de tratamiento descritas en tu RoPA coinciden con la forma en que tratas los datos personales en la práctica.
Si no estás seguro de qué es una actividad de tratamiento, echa un vistazo a nuestro artículo en el que describimos 200 ejemplos de actividades de tratamiento. Para quienes no estén familiarizados con el requisito del RGPD de mantener una RoPA actualizada, te sugerimos que leas nuestra guía completa sobre Registros de Actividades de Tratamiento. Esta guía también explica cómo documentar tus actividades para que tu RoPA refleje con precisión tu tratamiento real.
Descargar plantilla RoPA (.xlsx)
Para empezar con la plantilla RoPA, puedes descargar el archivo Excel aquí.
Descarga el archivo y ábrelo en Excel o Google Sheets. Cada fila de la tabla representa una actividad de tratamiento, por ejemplo, Atención al cliente o Tratamiento de nóminas.
Revisa las entradas de ejemplo
La plantilla viene precargada con ejemplos de actividades de tratamiento. Son típicas de muchas empresas e ilustran cómo rellenar los campos. Puedes utilizarlas como inspiración o conservarlas, editarlas o eliminarlas según se apliquen a tu organización.
Añade tus propias actividades de tratamiento
Para cada actividad en la que manejes datos personales, añade una nueva línea. Algunos ejemplos son
- Contratación de nuevos empleados
- Gestión de clientes y proveedores
- Analítica web y marketing
- Nóminas y contabilidad
Cada actividad debe describir una finalidad clara para el tratamiento de los datos personales, e idealmente la actividad debe alinearse con un proceso empresarial. Esto te permite conectar la documentación de cumplimiento con las acciones del mundo real.
Guárdalo con seguridad
Guarda la RoPA en un lugar interno seguro con acceso limitado. Debe estar a disposición de tu dirección y de la autoridad supervisora si ésta lo solicita.
Beneficios de la RoPA
Si te tomas en serio el cumplimiento del RGPD, el RoPA es tu amigo. Es tu visión general de cómo se mueven los datos personales por la empresa y te ayuda a mantener el control en la práctica, a la vez que documenta tu cumplimiento.
Te muestra dónde se almacenan los datos, quién tiene acceso a ellos y por qué se tratan. Con esa visión de conjunto, resulta mucho más fácil gestionar las solicitudes de datos, resolver los problemas rápidamente y estar preparado si alguien pregunta por tu cumplimiento.
También te ayuda a asegurarte de que cada actividad tiene una base legal clara y de que no conservas los datos más tiempo del necesario. Puedes utilizarlo para planificar cuándo debe eliminarse la información y cómo se hace en la práctica.
Tu RoPA también demuestra que te tomas en serio la privacidad. Si un cliente, socio o autoridad te pregunta cómo gestionas los datos personales, simplemente puedes mostrárselo. Esto hace que tu trabajo sea transparente y genera confianza.
