¿Qué es el cumplimiento?

El cumplimiento implica seguir normas que guían nuestras acciones en diversos aspectos de nuestra vida, como conducir un coche, pagar impuestos o jugar a un juego.

En un contexto empresarial, el cumplimiento se refiere a la adhesión a las leyes y reglamentos que se aplican a una industria específica, ya sean normas de seguridad en una fábrica o normas de protección de datos para una empresa normal.

El cumplimiento es esencial para que las empresas se aseguren de que cumplen las normas y respetan los derechos y la seguridad de los demás.

¿Cómo garantizar el cumplimiento?

Garantizar el cumplimiento puede ser una tarea compleja que depende del sector y de las normativas específicas implicadas. Sin embargo, todo empieza por el conocimiento. Las empresas deben conocer las leyes y normas que se les aplican. Para ello, a menudo es necesario contar con asesoramiento jurídico, ya sea interno o de un consultor.

Una vez que una empresa conoce las normas, puede establecer políticas y procedimientos para cumplirlas. Esto puede incluir la formación de los empleados, la supervisión de las prácticas y el establecimiento de sistemas para informar y abordar cualquier problema. Las auditorías o evaluaciones periódicas también son importantes para comprobar si todos los procedimientos se siguen correctamente.

Como las normas cambian a menudo, mantenerse al día de las últimas normativas y ajustar las prácticas en consecuencia es clave para mantener el cumplimiento.

¿Qué es el cumplimiento del RGPD?

Para cumplir con RGPD, las empresas deben adherirse a las reglas descritas en el Reglamento General de Protección de Datos, una ley que se aplica a todas las organizaciones que manejan datos personales de residentes de la UE. El objetivo principal es dar prioridad a la privacidad de las personas y garantizar que sus datos personales se gestionan de forma responsable.

En esencia, el cumplimiento RGPD exige que las empresas tengan un conocimiento exhaustivo de los datos personales que recopilan, cómo se utilizan y dónde se almacenan. Además, las empresas deben disponer de sistemas adecuados para salvaguardar estos datos contra las filtraciones.

¿Cómo cumplir con RGPD?

Lograr el cumplimiento RGPD puede ser una tarea desalentadora, pero es una inversión valiosa. El tratar comienza con la concienciación de la importancia RGPD en toda la organización, desde la alta dirección hasta los empleados individuales.

A continuación, las empresas deben invertir en recursos y herramientas adecuados para gestionar eficazmente la protección de datos, como programas informáticos de protección de datos, sistemas seguros de almacenamiento de datos y, posiblemente, un responsable de protección de datos (RPD).

También es necesario revisar y mejorar las prácticas de gestión de datos, incluyendo la creación de un inventario de datos claro, la actualización de las políticas de privacidad, la aplicación de mecanismos de consentimiento de datos más estrictos y el establecimiento de protocolos para responder a las solicitudes de datos de los particulares.

Es crucial ofrecer formación a los empleados sobre la normativa RGPD y las políticas de protección de datos de la empresa para garantizar el cumplimiento en las operaciones diarias.

Las empresas también deben prepararse para las violaciones de datos y disponer de un plan de respuesta que incluya la notificación a las personas afectadas y a los organismos reguladores dentro del plazo especificado.

¿Cómo empezar a cumplir RGPD?

El primer paso hacia el cumplimiento RGPD es crear un registro de las actividades de tratamiento, que es un requisito previo en virtud del artículo 30 del RGPD.

Esto implica documentar todas las formas en que su organización maneja los datos personales, incluidos los tipos de datos personales recopilados, los fines para los que se utilizan, quién tiene acceso a ellos, dónde se almacenan y cómo se protegen.

De este modo, podrá obtener una visión global de cómo fluyen los datos personales por su organización, identificar posibles vulnerabilidades y determinar las medidas adicionales de protección de datos que pueden ser necesarias.

Es importante señalar que este registro no es un documento único, sino un registro vivo que debe actualizarse siempre que se produzcan cambios significativos en las actividades de tratamiento datos. Este registro sirve de base para cualquier debate o auditoría por parte de las autoridades de protección de datos, demostrando el compromiso de su organización con la protección de datos y la privacidad.

Múltiples departamentos de su organización, incluidos los de TI, jurídico, RRHH y cualquier otro departamento que tratar datos personales, deben participar en la creación y el mantenimiento de este registro, reforzando la idea de que el cumplimiento RGPD es un compromiso de toda la empresa y no una tarea de una sola persona o departamento.