Cette approche positionne le RGPD non seulement comme une exigence réglementaire, mais aussi comme un atout stratégique.
Commencez par demander à la direction les registres des activités de traitement de l’entreprise. Il s’agit d’un journal détaillé qui indique comment l’entreprise utilise les données à caractère personnel, depuis les courriels des clients jusqu’aux dossiers des employés.
Cela semble technique, mais ce n’est pas le cas.
Fait important, si vous ne pouvez pas accéder aux registres des activités de traitement de l’entreprise, c’est un signe clair que l’entreprise n’est pas conforme au RGPD, et en tant que membre du conseil d’administration, il vous incombe de veiller à ce que des efforts de mise en conformité soient entrepris.
En outre, l’absence de conformité est également le signe d’un risque accru de violation des données, ce qui représente un risque commercial important et nécessite une gestion proactive du risque de violation des données.
Le RGPD lors des réunions du conseil d’administration
Vous feriez preuve de diligence en vous assurant que l’entreprise dispose de registres des activités de traitement, et le niveau de détails ou l’absence de détails qu’elle vous fournit est un excellent indicateur de l’état de conformité au RGPD au sein de l’entreprise.
Voici des indicateurs qui devraient inquiéter les membres du conseil d’administration sur l’état de la conformité au RGPD au sein de l’entreprise :
- Aucun registre des activités de traitement n’est facilement accessible.
- Désintérêt de la direction pour le RGPD.
Aucune trace des activités de traitement
Une entreprise ne peut pas être conforme au RGPD sans un registre détaillé des activités de traitement, et il est peu probable qu’elle le soit sans cela.
Un registre détaillé des activités de traitement est nécessaire pour garantir la bonne mise en œuvre de toutes les autres exigences du RGPD, de sorte que l’absence d’un tel registre est un signal fort adressé aux membres du conseil d’administration, indiquant que la conformité au RGPD fait défaut dans l’entreprise.
Désintérêt de la direction pour le RGPD
La conformité au RGPD exige des efforts importants de la part d’une entreprise et a un impact sur chaque processus commercial impliquant des données personnelles.
Les membres du conseil d’administration doivent s’inquiéter du manque d’intérêt de la direction, qui témoigne à la fois d’une mauvaise compréhension des exigences de conformité et d’une déficience dans la culture de la sécurité.
Cette indifférence met en péril les activités de l’entreprise, sa réputation et les parties prenantes dont les données sont traitées.
Comment initier un changement positif
Lorsque l’importance évidente de se conformer aux exigences légales du RGPD a été établie, alors les membres du conseil d’administration devraient encourager l’entreprise dans les étapes suivantes pour commencer à se conformer au RGPD :
- Veillez à ce que l’entreprise nomme un employé dédié à la direction des efforts en matière de RGPD.
- Cette personne doit disposer des ressources et de l’autorité nécessaires pour agir.
- Demandez une formation et/ou des conseils externes pour que le processus se déroule sans heurts.
- Commencez par un audit RGPD approfondi, et créez les registres des activités de traitement.
- Envisagez fortement d’utiliser un logiciel spécialisé pour la mise en conformité avec le RGPD.
Dans les lignes qui suivent, nous examinerons comment ces cinq étapes peuvent initier un changement positif.
Attribution des responsabilités
L’alignement des processus et systèmes d’une organisation sur un cadre réglementaire tel que le RGPD nécessite un employé dédié. Il ne s’agit pas d’un poste à temps plein, mais une personne opérationnelle doit être chargée de cette tâche.
Cette personne doit relever d’une fonction dirigeante au sein de l’organisation, afin que les questions affectant l’ensemble de l’organisation puissent être examinées au plus haut niveau de l’organisation, le cas échéant.
Allocation des ressources
Il est essentiel d’allouer des ressources suffisantes à la personne qui se charge de la mise en conformité avec le RGPD. Si l’organisation souhaite un changement, elle doit être prête à le financer, et il est préférable qu’elle le fasse en allouant à la fois du temps et des ressources financières.
Rechercher des conseils et des formations
Pour accélérer le processus et éviter de faire perdre un temps précieux à qui que ce soit, vous devriez vous assurer que le nouveau responsable de la conformité RGPD se voit proposer une formation sur le sujet. L’organisation en bénéficiera grandement, car chacun verra que son travail quotidien est concerné par la conformité au RGPD.
N’oubliez pas que le RGPD affecte tous les processus et systèmes de l’organisation, de sorte que la qualité des connaissances du responsable de la conformité au RGPD aura des effets d’entraînement sur l’ensemble de l’organisation.
Une formation de sensibilisation de base au RGPD, à la protection de la vie privée et à la sécurité informatique sera bénéfique pour que tous les membres de l’organisation puissent communiquer efficacement sur le sujet. Cela renforcera en outre la culture de sécurité interne, réduisant ainsi le risque de violation des données.
Réaliser un audit RGPD
La première tâche après avoir établi le rôle du responsable de la conformité au RGPD est d’établir une base de référence pour la conformité au RGPD de l’organisation. Pour ce faire, un audit sera réalisé, qui devrait faire partie de la création des registres des activités de traitement.
Mettre en œuvre un logiciel de mise en conformité avec le RGPD.
Votre entreprise aurait très probablement intérêt à utiliser un logiciel de conformité RGPD désigné.
L’utilisation d’un logiciel RGPD pour construire votre documentation, vos tâches et vos tâches continues de conformité au RGPD peut aider l’entreprise à atteindre la conformité plus rapidement et avec moins de problèmes.
De nombreuses organisations négligent les avantages d’un logiciel de conformité RGPD, se concentrant plutôt sur le coût d’un abonnement supplémentaire. Elles ne parviennent souvent pas à mettre en balance cette dépense avec les gains de temps considérables et l’amélioration de la qualité qu’il offre. L’adoption d’un logiciel de conformité au RGPD est fortement recommandée aux entreprises visant la conformité au RGPD, quelle que soit leur taille.
Amélioration continue
La conformité au RGPD est un processus continu qui nécessite une surveillance, une évaluation et une amélioration permanentes.
En tant que membre du conseil d’administration, vous devez demander des mises à jour régulières lors des réunions du conseil afin de rester informé de l’état d’avancement de cette tâche en cours et d’identifier les moyens de soutenir les efforts de mise en conformité de l’organisation. En outre, les difficultés rencontrées dans la mise en conformité avec le RGPD peuvent vous signaler, en tant que membre du conseil d’administration, qu’il existe des problèmes plus larges en matière de contrôle et de gestion de l’organisation.
Le rôle du membre du conseil d’administration dans le RGPD
La conformité au RGPD est généralement bloquée par le manque d’intérêt de la direction et le manque d’allocation de ressources et de soutien aux personnes chargées de mettre de l’ordre dans la conformité au RGPD.
C’est donc aussi là que les membres du conseil d’administration peuvent faire la différence en disant à la direction de donner la priorité à la conformité au RGPD et d’allouer des ressources. Dans le cas contraire, l’entreprise et ses parties prenantes seront mises en danger.
La conformité au RGPD stagne souvent en raison du désintérêt de la direction, de l’allocation insuffisante des ressources et du manque de soutien aux personnes chargées de mettre en œuvre les mesures de conformité.
C’est précisément là que les membres du conseil d’administration peuvent opérer un changement en exhortant la direction à donner la priorité à la conformité au RGPD et à allouer les ressources nécessaires. À défaut, l’entreprise et ses parties prenantes risquent d’être compromises.
