Formation sur la confidentialité des e-mails

Le contenu de la formation

1. 

   1. Les risques de la communication par e-mail

   1:40

   L’e-mail est le principal canal de travail avec les collègues, les clients, les partenaires et les fournisseurs, si bien qu’une grande partie des informations de l’organisation transite chaque jour par la boîte de réception. La première leçon explique pourquoi cela demande de la vigilance.

2. 

   2. Maîtriser le contenu des e-mails

   1:28

   La deuxième leçon suit une proposition de projet, de l’équipe jusqu’au client. Elle passe en revue les choix à faire avant l’envoi : transférer le fil interne ou écrire un nouvel e-mail, ce qu’il vaut mieux laisser de côté, et comment partager les fichiers avec ce seul client.

3. 

   3. Les bonnes pratiques d’envoi

   2:03

   La dernière leçon se tourne vers les destinataires. Elle montre quand éviter Répondre à tous, comment le champ Cci (copie carbone invisible) masque les adresses des destinataires les uns aux autres, et pourquoi chaque adresse mérite d’être vérifiée avant de cliquer sur Envoyer.

Pourquoi c’est important

Envoyer un e-mail peut sembler anodin, mais un seul clic peut mettre un tableur rempli de données personnelles, des secrets d’affaires ou des informations commerciales confidentielles sous les yeux de quelqu’un qui n’aurait jamais dû les voir. Ce genre d’erreur simple est à l’origine de nombreuses violations de données.

Ce que vos collègues apprennent

• Passer d’une tâche à l’autre favorise les erreurs. Un instant, c’est un e-mail confidentiel au directeur général, l’instant d’après un mot sur la fête d’été de l’équipe, et la moindre erreur, dans l’un comme dans l’autre, peut exposer des informations.
• Un fil d’e-mails interne peut en dire plus que prévu. Transférer tout le fil à un client peut lui montrer des commentaires de collègues qui ne lui étaient pas destinés, alors qu’un nouvel e-mail évite de dévoiler par accident des échanges internes.
• Un client peut faire suivre un e-mail. Son supérieur ou son service financier le liront peut-être aussi : mieux vaut donc laisser de côté l’anecdote amusante sur la dernière réunion et garder un ton professionnel.
• Chaque destinataire de plus élargit le cercle. Répondre uniquement à la personne qui a posé la question, ou écrire à une adresse directe plutôt qu’à une adresse générique comme info@entreprise.com, réserve les informations aux personnes qui en ont besoin.
• L’adresse proposée automatiquement par la messagerie n’est pas toujours la bonne. Une petite différence, comme .co.uk au lieu de .com à la fin, suffit à envoyer les informations à une tout autre personne.