Formação sobre a privacidade do e-mail

Em que consiste a formação

1. 

   1. Os riscos da comunicação por e-mail

   1:40

   O e-mail é o principal canal de trabalho com colegas, clientes, parceiros e fornecedores, por isso grande parte da informação da organização passa todos os dias pela caixa de entrada. A primeira lição explica porque é que isso exige cuidado.

2. 

   2. Gerir o conteúdo dos e-mails

   1:28

   A segunda lição acompanha uma proposta de projeto, da equipa até ao cliente, e as escolhas feitas antes de a enviar: reencaminhar a cadeia de mensagens interna ou começar um e-mail novo, o que deixar de fora e como partilhar os ficheiros só com esse cliente.

3. 

   3. Boas práticas no envio de e-mails

   2:03

   A última lição passa para quem recebe o e-mail. Mostra quando não usar Responder a Todos, como o campo Bcc (cópia oculta) mantém os endereços dos destinatários escondidos uns dos outros e porque vale a pena verificar cada endereço antes de clicar em Enviar.

Porque é importante

Enviar um e-mail pode parecer inofensivo, mas um clique pode pôr uma folha de cálculo com dados pessoais, segredos comerciais ou informação confidencial da empresa à frente de alguém que nunca a devia ver. Erros simples como este estão na origem de muitas violações de dados.

O que os seus colegas aprendem

• Saltar de tarefa em tarefa facilita os deslizes. Num momento é um e-mail confidencial para o CEO, no seguinte uma nota sobre a festa de verão da equipa, e um deslize em qualquer um deles pode expor informação.
• Uma cadeia de mensagens interna pode dizer mais do que se pretendia. Reencaminhar a cadeia inteira a um cliente pode mostrar-lhe comentários de colegas que não eram para ele, e um e-mail novo evita revelar discussões internas por engano.
• Um cliente pode passar o e-mail a outras pessoas. A chefia ou o departamento financeiro do cliente podem lê-lo também, por isso uma história engraçada da última reunião fica melhor de fora e o tom deve manter-se profissional.
• Cada destinatário a mais alarga o círculo. Responder só a quem pediu, ou usar um endereço direto em vez de um geral como info@company.com, mantém a informação apenas entre quem precisa dela.
• O endereço que o programa de correio eletrónico preenche nem sempre é o pretendido. Uma pequena diferença, como .co.uk em vez de .com no fim, basta para a informação ir parar a outra pessoa.