Este enfoque sitúa al RGPD no sólo como un requisito normativo, sino como un activo estratégico.
Empieza pidiendo a la dirección los Registros de Actividades de Tratamiento de la empresa. Piensa en esto como un diario detallado que enumera cómo utiliza la empresa los datos personales, desde los correos electrónicos de los clientes hasta los registros de los empleados.
Esto parece técnico, pero no lo es.
Y lo que es más importante, si no puedes acceder a los Registros de Actividades de Tratamiento de la empresa, es una señal clara de que la empresa no cumple el RGPD, y como miembro del consejo de administración, te corresponde garantizar que se inicien los esfuerzos para cumplirlo.
Además, la falta de cumplimiento también indica un mayor riesgo de violación de datos, lo que representa un riesgo empresarial importante, que exige tu gestión proactiva del riesgo de violación de datos.
El RGPD en las reuniones del Consejo de Administración
Demostrarías diligencia asegurándote de que la empresa dispone de Registros de Actividades de Tratamiento, y el nivel de detalles o la falta de ellos que te proporcione es un gran indicador del estado de cumplimiento del RGPD dentro de la empresa.
Los siguientes serán indicadores que deberían preocupar a los miembros del consejo de administración sobre el estado del cumplimiento del RGPD en la empresa:
- No hay registros fácilmente accesibles de las actividades de tratamiento.
- Desinterés de la dirección por el RGPD.
No hay registros de actividades de tratamiento
Una empresa no puede cumplir el RGPD sin un Registro de Actividades de Tratamiento detallado, y es poco probable que cumpla el RGPD sin él.
Un Registro de Actividades de Tratamiento detallado es necesario para garantizar la correcta aplicación de todos los demás requisitos del RGPD, por lo que su ausencia es una señal clara para los miembros del consejo de administración de que la empresa no cumple el RGPD.
Desinterés de la Dirección por el RGPD
El cumplimiento del RGPD exige un esfuerzo considerable por parte de la empresa, ya que afecta a todos los procesos empresariales en los que intervienen datos personales.
Los miembros del Consejo de Administración deben preocuparse por la falta de interés de la dirección, ya que indica tanto una incomprensión de los requisitos de cumplimiento como una deficiencia en la cultura de seguridad.
Esta indiferencia pone en peligro las operaciones empresariales, la reputación y a las partes interesadas cuyos datos se están tratando.
Cómo iniciar un cambio positivo
Una vez establecida la importancia obvia de cumplir los requisitos legales del RGPD, los miembros del consejo de administración deben animar a la empresa en los siguientes pasos para iniciarse en el cumplimiento del RGPD:
- Asegúrate de que la empresa designa a un empleado dedicado a dirigir los esfuerzos del RGPD.
- Esta persona debe disponer de los recursos y la autoridad para actuar.
- Busca formación y/o asesoramiento externo para que el tratamiento sea fluido.
- Empieza con una auditoría exhaustiva del RGPD y crea los Registros de Actividades de Tratamiento.
- Considera seriamente la posibilidad de utilizar software especializado para el cumplimiento del RGPD.
A continuación, examinaremos cómo estos 5 pasos pueden iniciar un cambio positivo.
Asignación de responsabilidades
Alinear los procesos y sistemas de una organización con un marco normativo como el RGPD requiere un empleado especializado. No requiere un puesto a tiempo completo, pero alguien operativo debe ser responsable de esta tarea.
Esta persona debe depender de un cargo directivo dentro de la organización, de modo que los asuntos que afecten a toda la organización puedan ser considerados al más alto nivel organizativo cuando sea necesario.
Asignación de recursos
Es esencial asignar recursos suficientes a la persona que asuma la tarea del cumplimiento del RGPD. Si la organización quiere el cambio, debe estar dispuesta a financiarlo, y preferiblemente debe hacerlo asignando tanto tiempo como recursos financieros.
Busca asesoramiento y formación
Para acelerar el tratamiento y evitar que nadie pierda su valioso tiempo, debes asegurarte de que el nuevo responsable del cumplimiento del RGPD reciba formación sobre el tema. La organización se beneficiará enormemente porque todos verán que su trabajo diario se ve afectado por el cumplimiento del RGPD.
Recuerda que el RGPD afecta a todos los procesos y sistemas de la organización, por lo que la calidad de los conocimientos del responsable del cumplimiento del RGPD tendrá efectos dominó en toda la organización.
Una formación básica de concienciación sobre el RGPD, la privacidad y la seguridad informática será beneficiosa para garantizar que todos los miembros de la organización puedan comunicarse eficazmente sobre el tema. Además, esto reforzará la cultura de seguridad interna, reduciendo así el riesgo de violación de datos.
Realiza una auditoría RGPD
La primera tarea tras establecer la función del responsable de cumplimiento del RGPD es establecer una línea de base para el cumplimiento del RGPD por parte de la organización. Esto se hará realizando una auditoría, que debería formar parte de la creación de los Registros de Actividades de Tratamiento.
Implantar el software de cumplimiento del RGPD
Es muy probable que tu empresa se beneficie del uso de un software designado para el cumplimiento del RGPD.
Utilizar software de RGPD para elaborar tu documentación, tareas y tareas continuas de cumplimiento del RGPD puede ayudar a la empresa a alcanzar el cumplimiento más rápidamente y con menos problemas.
Muchas organizaciones pasan por alto las ventajas del software de cumplimiento del RGPD, centrándose en cambio en el coste de una suscripción adicional. A menudo no sopesan este gasto frente al importante ahorro de tiempo y la mejora de la calidad que ofrece. Adoptar un software de cumplimiento del RGPD es muy recomendable para las empresas que aspiran a cumplir el RGPD, independientemente de su tamaño.
Mejora continua
El cumplimiento del RGPD es un proceso continuo que requiere supervisión, evaluación y mejora continuas.
Como miembro del consejo, debes solicitar actualizaciones periódicas en las reuniones del consejo para mantenerte informado sobre el estado de esta tarea en curso e identificar formas de apoyar los esfuerzos de cumplimiento de la organización. Además, las dificultades para lograr el cumplimiento del RGPD pueden indicarte, como miembro del consejo, que existen problemas más amplios con el control y la gestión de la organización.
El papel del consejero en el RGPD
El cumplimiento del RGPD suele atascarse en la falta de interés de la dirección y de asignación de recursos y apoyo a las personas encargadas de poner en orden el cumplimiento del RGPD.
Por tanto, aquí es también donde los miembros del consejo de administración pueden marcar la diferencia diciendo a la dirección que priorice el cumplimiento del RGPD y asigne recursos. De lo contrario, la empresa y sus partes interesadas correrán peligro.
El cumplimiento del RGPD a menudo se estanca debido al desinterés de la dirección, la asignación insuficiente de recursos y la falta de apoyo a los responsables de aplicar las medidas de cumplimiento.
Aquí es precisamente donde los miembros del consejo de administración pueden efectuar el cambio instando a la dirección a dar prioridad al cumplimiento del RGPD y a asignar los recursos necesarios. De lo contrario, se corre el riesgo de comprometer a la empresa y a sus partes interesadas.
