Cada organização é diferente e trata os dados pessoais de formas diferentes, pelo que é necessário garantir que as actividades de tratamento descritas na sua RoPA correspondem à forma como trata os dados pessoais na prática.
Se não tiveres a certeza do que é uma atividade de tratamento, dá uma vista de olhos ao nosso artigo onde descrevemos 200 exemplos de actividades de tratamento. Para aqueles que não estão familiarizados com o requisito do RGPD de manter uma RoPA actualizada, sugerimos que leiam o nosso
Transfere o modelo RoPA (.xlsx)
Para começares a utilizar o modelo RoPA, podes descarregar o ficheiro Excel aqui.
Descarrega o ficheiro e abre-o no Excel ou no Google Sheets. Cada linha da tabela representa uma atividade de tratamento, por exemplo, Apoio ao cliente ou Processamento de salários.
Revê os exemplos de entradas
O modelo vem pré-preenchido com exemplos de actividades de tratamento. Estes são típicos de muitas empresas e ilustram a forma de preencher os campos. Podes utilizá-los como inspiração ou mantê-los, editá-los ou eliminá-los, consoante se apliquem à tua organização.
Acrescenta as tuas próprias actividades de tratamento
Para cada atividade em que lides com dados pessoais, acrescenta uma nova linha. Os exemplos incluem:
- Recrutamento de novos empregados
- Gerir clientes e fornecedores
- Análise e marketing do sítio Web
- Folhas de pagamento e contabilidade
Cada atividade deve descrever uma finalidade clara para o tratamento dos dados pessoais e, idealmente, a atividade deve estar alinhada com um processo empresarial. Isto permite-lhe ligar a documentação de conformidade a acções do mundo real.
Guarda-o em segurança
Guarda a RoPA num local interno seguro e com acesso limitado. Deve estar disponível para a tua gestão e para a autoridade de supervisão, se solicitado.
Benefícios da RoPA
Se levas a sério a conformidade com o RGPD, então a RoPA é tua amiga. É a tua visão geral da forma como os dados pessoais circulam na empresa e ajuda-te a manter o controlo na prática, ao mesmo tempo que documenta a tua conformidade.
Mostra onde os dados estão armazenados, quem tem acesso a eles e porque estão a ser tratados. Com esta visão geral, torna-se muito mais fácil lidar com pedidos de dados, resolver problemas rapidamente e estar preparado se alguém perguntar sobre a sua conformidade.
Também te ajuda a garantir que cada atividade tem uma base jurídica clara e que não manténs os dados mais tempo do que o necessário. Podes utilizá-lo para planear quando as informações devem ser eliminadas e como isso acontece na prática.
A tua RoPA também prova que levas a privacidade a sério. Se um cliente, parceiro ou autoridade perguntar como tratas os dados pessoais, podes simplesmente mostrar-lhes. Isto torna o teu trabalho transparente e cria confiança.
