Cada organização é diferente e trata os dados pessoais de formas diferentes, pelo que é necessário garantir que as actividades de tratamento descritas na sua RoPA correspondem à forma como trata os dados pessoais na prática.

Se não tiveres a certeza do que é uma atividade de tratamento, consulta o nosso artigo onde descrevemos 200 exemplos de actividades de tratamento. Para aqueles que não estão familiarizados com o requisito do RGPD de manter um RoPA atualizado, sugerimos que leiam o nosso guia completo sobre Registos de Actividades de Tratamento. Este guia também explica como documentar as tuas actividades para que a tua RoPA reflicta com precisão o teu tratamento real.

Transfere o modelo RoPA (.xlsx)

Para começares a utilizar o modelo RoPA, podes descarregar o ficheiro Excel aqui.

Descarrega o ficheiro e abre-o no Excel ou no Google Sheets. Cada linha da tabela representa uma atividade de tratamento, por exemplo, Apoio ao cliente ou Processamento de salários.

Revê os exemplos de entradas

O modelo vem pré-preenchido com exemplos de actividades de tratamento. Estes são típicos de muitas empresas e ilustram a forma de preencher os campos. Podes utilizá-los como inspiração ou mantê-los, editá-los ou eliminá-los, consoante se apliquem à tua organização.

Acrescenta as tuas próprias actividades de tratamento

Para cada atividade em que lides com dados pessoais, acrescenta uma nova linha. Os exemplos incluem:

• Recrutamento de novos empregados
• Gerir clientes e fornecedores
• Análise e marketing do sítio Web
• Folhas de pagamento e contabilidade

Cada atividade deve descrever uma finalidade clara para o tratamento dos dados pessoais e, idealmente, a atividade deve estar alinhada com um processo empresarial. Isto permite-lhe ligar a documentação de conformidade a acções do mundo real.

Guarda-o em segurança

Guarda a RoPA num local interno seguro e com acesso limitado. Deve estar disponível para a tua gestão e para a autoridade de supervisão, se solicitado.

Benefícios da RoPA

Se levas a sério a conformidade com o RGPD, então a RoPA é tua amiga. É a tua visão geral da forma como os dados pessoais circulam na empresa e ajuda-te a manter o controlo na prática, ao mesmo tempo que documenta a tua conformidade.

Mostra onde os dados estão armazenados, quem tem acesso a eles e porque estão a ser tratados. Com esta visão geral, torna-se muito mais fácil lidar com pedidos de dados, resolver problemas rapidamente e estar preparado se alguém perguntar sobre a sua conformidade.

Também te ajuda a garantir que cada atividade tem uma base jurídica clara e que não manténs os dados mais tempo do que o necessário. Podes utilizá-lo para planear quando as informações devem ser eliminadas e como isso acontece na prática.

A tua RoPA também prova que levas a privacidade a sério. Se um cliente, parceiro ou autoridade perguntar como tratas os dados pessoais, podes simplesmente mostrar-lhes. Isto torna o teu trabalho transparente e cria confiança.

Software RGPD (RoPA)

Se o nosso modelo de RoPA em Excel não for suficiente para ti, sugerimos que dês uma vista de olhos ao software RGPD da .legal. Oferecem um plano gratuito para sempre, onde podes mapear a tua RoPA e utilizar alguns dos seus modelos pré-preenchidos. Esta é uma óptima opção para principiantes que precisam de orientação, bem como para organizações maiores que procuram uma forma profissional de gerir a sua conformidade com o RGPD.

O software RGPD permite uma melhor conformidade – é tão simples quanto isso.