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RGPD

Article 18

Conservation des documents

1.   Pendant une période prenant fin 10 ans après la mise sur le marché ou la mise en service du système d’IA à haut risque, le fournisseur tient à la disposition des autorités nationales compétentes:

a)

la documentation technique visée à l’article 11;

b)

la documentation concernant le système de gestion de la qualité visé à l’article 17;

c)

la documentation concernant les modifications approuvées par les organismes notifiés, le cas échéant;

d)

les décisions et autres documents émis par les organismes notifiés, le cas échéant;

e)

la déclaration UE de conformité visée à l’article 47.

2.   Chaque État membre détermine les conditions dans lesquelles la documentation visée au paragraphe 1 reste à la disposition des autorités nationales compétentes pendant la période indiquée audit paragraphe dans le cas où un fournisseur ou son mandataire établi sur son territoire fait faillite ou met un terme à ses activités avant la fin de cette période.

3.   Si les fournisseurs sont des établissements financiers soumis à des exigences relatives à leur gouvernance, à leurs dispositifs ou à leurs processus internes prévues par la législation de l’Union sur les services financiers, ils tiennent à jour la documentation technique dans le cadre de la documentation conservée en vertu de la législation pertinente de l’Union sur les services financiers.

Questions courantes

Questions fréquemment posées

Combien de temps les entreprises doivent-elles conserver la documentation des systèmes d’IA à haut risque ?

Les entreprises doivent conserver les documents relatifs aux systèmes d’IA à haut risque pendant au moins dix ans après la mise sur le marché ou la mise en service du système.

Ces documents permettent aux autorités de vérifier que les systèmes sont sûrs, correctement gérés et toujours conformes aux règles, même longtemps après leur mise à disposition initiale des clients.

Quels types de documents les fournisseurs doivent-ils tenir à la disposition des autorités ?
Les fournisseurs doivent conserver la documentation technique expliquant le fonctionnement du système d’IA, les documents relatifs au système de gestion de la qualité, les informations sur les modifications approuvées du système, les décisions des organismes notifiés chargés des contrôles officiels, ainsi que la déclaration formelle attestant que ces systèmes d’IA respectent la réglementation de l’UE.
Que se passe-t-il si une entreprise d’IA cesse son activité pendant la période de conservation ?
Si une entreprise ferme ou fait faillite avant la fin de la période de conservation de dix ans, les États membres de l’UE doivent prévoir des règles garantissant que la documentation reste disponible, afin que les autorités puissent accéder aux informations nécessaires même si l’entreprise d’origine n’existe plus ou n’est plus en activité.
Les établissements financiers sont-ils soumis aux mêmes règles de conservation des documents ?

Les établissements financiers sont déjà soumis à des normes documentaires strictes en vertu de règles financières européennes distinctes.

Ils doivent donc conserver la documentation relative aux IA à haut risque dans le cadre des dossiers et structures de gestion déjà exigés par le droit financier, afin d’éviter les doublons et de simplifier leurs obligations de conformité.